Protégez votre entreprise des crises dès maintenant : stratégies essentielles pour chaque entrepreneur

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, quel que soit son secteur, connaîtra une crise à un moment donné. Malheureusement, la majorité ne survit pas. Aux États-Unis, environ une entreprise sur cinq fait faillite dans l’année qui suit son ouverture, et environ la moitié ferme ses portes dans les cinq ans.

Les crises peuvent provenir de n’importe quelle avenue. Qu’il s’agisse de la pandémie mondiale de COVID-19 qui a causé 9,6 millions de pertes d’emplois, d’une catastrophe naturelle ou d’une cyberattaque, vous avez besoin d’un plan pour affronter les temps difficiles.

Voici comment élaborer un plan de gestion de crise réalisable pour votre petite entreprise.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion de crise pour les petites entreprises ?

Les crises prennent de nombreuses formes. Certains d’entre eux peuvent être autodidactes, tandis que d’autres pourraient être inévitables. Selon la Chambre de commerce américaine, 595 000 entreprises ferment leurs portes chaque année. La manière dont vous gérez une crise déterminera si vous en sortirez.

La gestion de crise dans les petites entreprises est le processus stratégique consistant à identifier les crises, à s'y préparer et à disposer d'un plan d'action qui entre en vigueur après le déclenchement d'une crise. Voici des exemples courants de plans d’action pour diverses catastrophes :

• Catastrophes naturelles
• Cyber-attaques
• Poursuites
• Sabotage de produits
• Pénuries de main d'œuvre

Avantages de la planification de la gestion de crise

La résilience est aujourd’hui une priorité pour les dirigeants d’entreprise. Selon PricewaterhouseCoopers (PwC), 89% des chefs d'entreprise ont affirmé que la résilience était une priorité clé. Mais cela ne signifie pas que les entreprises réagissent suffisamment à ces priorités.

Par exemple, seulement 49 % des entreprises américaines avoir un plan formel de communication de crise. Cela illustre le fossé entre les paroles et les actes. Alors, pourquoi devriez-vous investir dans la planification de la gestion de crise ?

• Minimisez les temps d’arrêt
• Réduire les pertes financières
• Donnez confiance à vos employés
• Protégez votre réputation
• Reprise rapide des opérations quotidiennes

8 étapes pour créer un plan de gestion de crise pour votre petite entreprise

Par où commencer avec la planification de la gestion de crise ?

Ground Zero reconnaît et agit en conséquence la nécessité d'un plan de gestion de crise. Si vous êtes prêt à agir, suivez ces étapes.

1. Formez une équipe de gestion de crise

La première étape consiste à répartir les responsabilités. Qui doit faire partie d’une équipe de gestion de crise ? Cela va au-delà de la désignation d’une personne chargée de fournir des informations et un soutien.

Idéalement, une équipe de gestion de crise commence par votre équipe de direction. De même, cela devrait inclure quelqu'un de chaque département. Vous souhaiterez peut-être également sélectionner un employé ordinaire pour agir comme intermédiaire entre le haut et le bas de votre organisation.

2. Identifier les crises

Qu’est-ce qui constitue une crise pour votre organisation ?

La plupart des entreprises ont de nombreux points communs quant au type de crise qu’elles peuvent rencontrer. Aucune entreprise n’est à l’abri des cyberattaques ou des actions revendicatives. D’un autre côté, certains risques peuvent être si éloignés qu’ils ne valent pas la peine d’y consacrer trop de temps.

Par exemple, si votre entreprise est située en Floride, les catastrophes naturelles comme les ouragans constituent une crise importante. Mais une entreprise implantée dans une ville rurale de quelques milliers d’habitants du Wyoming n’a probablement pas à s’inquiéter des attaques terroristes internationales.

Effectuez une analyse SWOT pour déterminer les risques que votre entreprise est susceptible de rencontrer et la probabilité qu'ils se réalisent. De plus, vous devez évaluer l’impact général d’une telle crise et le degré de préparation actuel de votre entreprise.

3. Divisez votre plan de gestion de crise en quatre phases

La plupart des entreprises n’agissent que lorsqu’une crise est déjà révélée. Malheureusement, la réflexion à la volée ne peut pas accomplir beaucoup de choses. Dans le cadre de votre plan, il est sage de diviser chaque réponse à la crise en quatre étapes :

1. Avant la crise – C’est la phase de planification. C'est le temps passé à mettre en place des mesures de protection contre d'éventuelles catastrophes. Il peut s'agir de prévoir une crise ou de souscrire une assurance tous risques.
2. Crise latente – Que se passe-t-il lors des premiers signes d’une crise ? L'accent est mis sur la communication et le partage d'informations pour aider toutes les parties prenantes à être proactives.
3. Crise aiguë – Les crises qui ne peuvent être contenues, comme une catastrophe naturelle, entreront dans la phase de crise aiguë. C’est là que les entreprises doivent avoir un plan pour prendre des mesures d’évitement.
4. Poste–Crise – La planification de la gestion de crise ne s'arrête pas à la crise elle-même. Cela comprend également la phase de récupération. La projection des scénarios les plus optimistes et les plus pessimistes peut vous montrer ce que votre entreprise doit faire pour rebondir rapidement.

Ces quatre étapes constituent ce que sont les plans de gestion de crise, mais elles peuvent simplifier la communication et la coordination en les décomposant en catégories distinctes.

4. Formuler des plans de réponse individuels

Classer chaque menace et la probabilité qu'elle se manifeste vous permet d'établir des priorités.

Préparer des plans d’intervention individuels signifie déterminer comment atténuer ces risques, ou du moins les dommages. Cela peut inclure la constitution de vos réserves de trésorerie, le passage au travail à distance temporaire ou la création de relevés préparés pour les clients et autres parties prenantes une fois qu'une crise spécifique a été déclenchée.

5. Pensez à votre assurance

Dans le cadre d’une gestion efficace des crises, il est essentiel de considérer le rôle de l’assurance. Il s’agit d’un outil fondamental qui peut atténuer l’impact financier de diverses crises.

Différents types de crises nécessitent une couverture d’assurance diversifiée. Par exemple, assurance responsabilité civile pour votre petite entreprise peut aider à protéger votre entreprise en cas d'accidents ou de blessures causés à des tiers, tandis que l'assurance des biens peut protéger contre les dommages causés par des catastrophes naturelles comme des incendies ou des inondations.

Identifiez les risques potentiels associés à vos opérations commerciales et assurez-vous de disposer d’une couverture d’assurance adéquate pour chacun. Examinez régulièrement vos politiques pour vous assurer qu’elles sont à jour et conformes aux besoins actuels de votre entreprise. C'est également une bonne idée de comprendre le processus de réclamation pour chaque police afin de pouvoir agir rapidement en cas de crise.

N’oubliez pas que l’assurance n’est pas une solution pour prévenir les crises, mais plutôt un filet de sécurité qui peut aider votre entreprise à se rétablir et à poursuivre ses activités pendant les périodes difficiles.

6. Développez votre plan de communication

La communication est primordiale car la confusion est l’un des problèmes les plus importants en cas de crise. Si vos employés et clients ne comprennent pas ce qui se passe, cela crée une panique inutile.

Construire un plan de communication et un système de diffusion de l’information peut aider à garder la tête froide. Voici quelques conseils pour un plan de communication de crise :

• Création précoce de déclarations modèles.
• Désigner quelqu'un pour diffuser l'information sur tous les canaux.
• Soyez précis et rapide.
• Donnez la priorité aux personnes avec qui communiquer en premier. Idéalement, il devrait s'agir de vos clients.
• Construisez un calendrier pour les mises à jour sur une crise en cours.

7. Formuler un plan de rétablissement

Construire et mettre en œuvre vos plans d’intervention d’urgence est une chose, mais comment allez-vous vous remettre de cette crise ?

Votre plan de relance dépend de la crise en question. Par exemple, si vos serveurs tombent en panne lors d'une vente à durée limitée, votre plan de récupération peut impliquer de rembourser les clients ou de leur accorder un bonus pour éviter une mauvaise presse.

Les plans de récupération axés sur les catastrophes naturelles peuvent inclure la connaissance de l'emplacement des sauvegardes de votre serveur hors site et de la personne responsable de la remise en ligne de vos systèmes.

Idéalement, vous devriez avoir des plans de rétablissement basés sur le pire des cas absolu.

8. Revoyez et mettez à jour vos plans de gestion de crise

Planifier une crise et l’enfermer quelque part ne suffit pas. Sortir d’une crise passe par des solutions actuelles et à l’image du monde tel qu’il est.

Passez en revue les plans de gestion des catastrophes et de continuité de votre petite entreprise tous les quelques mois. Cela vous aidera à identifier les angles morts émergents, à combler les lacunes et à inclure les informations les plus précises.

Même si cela peut sembler fastidieux, revoir vos plans de temps en temps ne devrait pas prendre longtemps. Après tout, si vous restez au courant de la situation, les changements que vous devrez apporter seront probablement minimes.

Bâtir une entreprise résiliente pour résister à toute catastrophe

Personne ne veut penser au pire des cas, mais se mettre la tête dans le sable n’est pas une option. Les petites entreprises sont plus vulnérables car elles disposent de moins de ressources pour gérer les crises.

Une planification précoce et l’élaboration d’un plan rationalisé de gestion des catastrophes peuvent faire la différence entre la survie et l’échec. Plus tôt vous élaborerez votre plan de gestion de crise, mieux ce sera, car une catastrophe peut survenir au moment où vous vous y attendez le moins.