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Les grandes entreprises et les entreprises ont réalisé que les feuilles de calcul et le suivi manuel ne fonctionnent pas dans cette ère commerciale numérique et en constante évolution. À mesure que les coûts augmentent, les équipes travaillent à distance et que la conformité est plus forte, la gestion des dépenses est devenue délicate.
C'est la raison pour laquelle un fiable Logiciel de gestion des dépenses est nécessaire dans la stratégie financière moderne.
Désormais, les entreprises modifient leurs processus internes, car les outils numériques ont rendu les dépenses de gestion plus efficaces pour tout le monde, des directeurs financiers aux prospects opérationnels. Dans cet article, nous passerons en revue les raisons de l'importance d'utiliser des logiciels de gestion des dépenses.
1. La visibilité en temps réel aide à de meilleurs choix financiers.
Le principal problème des processus de dépenses manuels est que les entrepreneurs ne savent souvent pas ce qui s'est passé jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Étant donné que les équipes financières comptent sur des informations obsolètes, les problèmes de dépenses sur les sur-dépenses peuvent ne pas être évidents tant qu'il n'est pas trop tard.
La solution du logiciel de gestion des dépenses est le suivi en direct et les mises à jour automatiques.
Les équipes financières et les gestionnaires peuvent voir les dépenses des entreprises immédiatement, remarquer toutes les tendances et modifier le budget à l'avance avec les logiciels de gestion des dépenses.
2. L'automatisation réduit les erreurs et fait également gagner du temps.
Il n'y a pas de secret que des erreurs se produisent plus souvent lorsque les données sont tapées manuellement. Les montants erronés et les remboursements en double finissent par prendre beaucoup de temps pour réparer ensemble.
Les plates-formes de dépenses d'aujourd'hui gèrent automatiquement toutes les étapes.
- Les employés prennent des photos de leurs reçus en utilisant leurs téléphones.
- Les dépenses sont reçues dans les catégories automatiques et manuelles et sont vérifiées par rapport aux politiques choisies.
- Toutes les demandes d'autorisation sont acheminées automatiquement dès leur création.
- Les remboursements sont payés comme décidé
Vous verrez moins de confusion, moins d'erreurs et des équipes plus satisfaites.
3. Il devient facile d'appliquer la politique
Admettons-le: traiter avec les politiques de dépenses de l'entreprise à la main est une douleur. Si les employés réservent des billets de première classe par erreur ou commandent plus de nourriture qu'ils ne le devraient, les règles ont tendance à être ignorées.
Les outils de gestion des dépenses au niveau de l'entreprise permettent aux organisations d'inclure leurs propres règles dans le système. Ainsi, chaque affirmation qui arrive est automatiquement vérifiée.
Parce que les dépenses hors de la politique sont signalées immédiatement, vous avez besoin de moins de supervision et votre entreprise suit une pratique financière stricte.
4. La transparence accrue renforce la confiance
Personne ne veut faire des efforts supplémentaires pour recevoir des remboursements. Les dirigeants ne veulent pas se soucier de savoir si les rapports de dépenses sont corrects. Ce n'est pas quelque chose que les équipes financières veulent faire, passer du temps à vérifier les choses qui pourraient être générées automatiquement.
Tout le monde peut voir ce qui se passe en raison de la nouvelle application centrale.
- Les employés peuvent voir l'état actuel de leurs remboursements à tout moment
- Les managers peuvent voir une histoire complète des actions.
- Vous pouvez obtenir un rapport clair et trié en quelques clics de souris dans le système de financement
Être si ouvert aide tout le monde à se faire confiance et à réduire les chances de friction entre les différents domaines de l'entreprise.
5. Insistance stratégique à partir de données propres et ordonnées
Les entreprises sages se tournent vers les données pour s'améliorer et se développer, et les données de dépense sont particulièrement précieuses. Ces plateformes ne gardent pas seulement vos reçus; Ils utilisent toutes les dépenses pour faire des données.
Ces outils prennent en charge diverses tâches telles que l'identification des meilleurs fournisseurs et le suivi des vérifications budgétaires en offrant des rapports et des tableaux de bord spécifiques.
- Ajustements budgétaires
- Prévision
- Négociations des vendeurs
- Politiques de dépenses spécifiques à l'équipe
Nous n'avons plus à faire des suppositions sur nos finances. Les données aident le processus de stratégie dans le développement de logiciels.
6. Intégration transparente avec le logiciel comptable
Un plus important du logiciel d'aujourd'hui provient. Il s'entend avec d'autres technologies. Les plates-formes principales se connectent directement à vos logiciels comptables, à l'ERP ou aux outils de paie.
En conséquence, vous n'écrivez des détails qu'une seule fois, sont moins susceptibles de faire des erreurs, et toutes les parties de votre écosystème financier fonctionnent ensemble. Si les dépenses de Clyr sont connectées automatiquement avec votre grand livre général, le traitement de la réconciliation devient simple.
Comment la gestion des dépenses est plus facile avec les logiciels pour les personnes?
À mesure que les modèles de travail éloignés et hybrides se développent, le contrôle et le maintien des dépenses des employés dans tout le monde et dans les fuseaux horaires sont devenus un grand défi. En fournissant des systèmes gérés centralisés qui peuvent être utilisés par plusieurs parties, ces outils comblent cette lacune.
Soumettre n'importe où, à tout moment
Les employés peuvent augmenter les dépenses de n'importe quel endroit à l'aide d'applications mobiles ou de portails en ligne. Les gestionnaires peuvent passer par des demandes immédiatement sur les demandes, même s'ils sont loin du bureau.
Opérations similaires dans différents magasins
Ils aident tous les membres du personnel à suivre les mêmes conseils, peu importe où ils travaillent, ce qui favorise l'équité et la conformité.
Réduction des dépenses introuvables et non approuvées
La fraude et les erreurs sont plus susceptibles avec les systèmes manuels. Un système de dépenses actuel reconnaît les transactions impaises au début, ce qui rend moins probable que des violations se produisent.
Ils utilisent des sentiers d'audit et des enregistrements numériques. Les actions de chaque employé sont notées afin que les équipes financières puissent vérifier chaque remboursement ou transaction. Il aide les auditeurs internes ainsi que ceux qui effectuent des audits réglementaires et externes.
Fin de compte
Pour toute entreprise qui vise à réduire les dépenses, à respecter les réglementations et à devenir efficace, l'utilisation de logiciels de gestion des dépenses est nécessaire.
Désormais, les organisations sont en mesure d'atteindre une surveillance en temps réel, une détection de fraude et utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour donner un sens à leurs données pour prendre en charge les décisions.
Si votre entreprise dépend toujours des feuilles de calcul et des e-mails, il est temps de jeter un nouveau coup d'œil à la façon dont vous gérez votre comptabilité. La surveillance des dépenses appropriée profite à votre entreprise non seulement en repérant les dépenses, mais en affinant votre système financier pour un succès à long terme.
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