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Toute entreprise moderne sait que les données sont reines. Indépendamment de ce que vous faites avec vos données (suivre les commandes des clients, stocker les dossiers financiers, conserver les données des employés, etc.), vous devez avoir une sorte de stratégie quant à la manière dont vous allez les gérer et les protéger.
Parfois, cependant, le flux d’informations devient écrasant et rester au courant peut s’avérer un véritable combat. Par conséquent, il est crucial d’utiliser les meilleures pratiques qui aident à garder toutes les données de votre entreprise organisées et sécurisées.
Gardez vos données en sécurité et protégées
La meilleure chose pour commencer est la sécurité. Essayez simplement de penser à toutes les informations sensibles que votre entreprise détient. Des informations clients aux dossiers financiers et aux données des employés, tout doit être protégé. Vous ne voulez certainement pas que ces données tombent entre de mauvaises mains, et c'est pourquoi la mise en œuvre de mesures de sécurité est indispensable.
Tout d’abord, chiffrez vos données afin que personne ne puisse les voir. Ensuite, configurez des mots de passe forts et accordez l’accès uniquement à ceux qui en ont besoin. N’oubliez pas non plus les audits de sécurité. Ces inspections « sanitaires » détecteront une vulnérabilité avant qu’elle ne provoque un désastre majeur.
Et bien sûr, gardez toujours une trace des nouvelles cybermenaces et de leur évolution. Le phishing, les ransomwares et autres menaces sont en constante évolution. S'assurer votre sécurité continue avec le temps.
Établissez les règles de base avec la gouvernance des données
Vos données sont désormais en sécurité, alors abordons les règles. Chaque entreprise a besoin d'une politique bien définie qui traite de la manière dont les données sont collectées, stockées, consultées et finalement éliminées. Sans règles, c'est le chaos.
Attribuez des rôles spécifiques pour la gestion des données au sein de votre équipe. Qui met à jour les dossiers ? Qui supervise le respect des réglementations telles que le RGPD et le CCPA ? Lorsque chacun est conscient de sa responsabilité, les choses ont tendance à se dérouler beaucoup plus facilement. De plus, une gouvernance solide vous protège d’amendes excessives en cas de contrôle de conformité.
Prenez la gestion des dossiers au sérieux
Combien de fois avez-vous essayé de retrouver un ancien document sans qu'il soit là ? Frustrant? C'est là qu'intervient une bonne gestion des documents. Chaque entreprise devrait savoir qu'est-ce que la gestion de l'information et des dossierset où demander de l'aide pour organiser et protéger toutes les données.
Mettez en œuvre des outils, tels que ERMS, qui aident à garder tout organisé. De tels systèmes vous permettent de stocker, classer et récupérer rapidement des enregistrements, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite des maux de tête. Et n'oubliez pas les politiques de rétention. Il n’est pas nécessaire de conserver chaque enregistrement pour toujours.
Établissez clairement des règles sur la durée de conservation des documents et le moment où ils peuvent être éliminés en toute sécurité. Il ne s’agit pas seulement d’être propre et bien rangé ; il s’agit d’être conforme et efficace.
Adoptez la puissance de la technologie
Soyons honnêtes : la gestion manuelle des données est une recette pour l'épuisement professionnel. Pourquoi ne pas laisser la technologie faire le gros du travail ?
Les travaux répétitifs, tels que la saisie de données et les sauvegardes, peuvent être automatisés à l'aide d'outils d'automatisation. D'autres solutions très appréciées incluent les services cloud, qui offrent un stockage sécurisé, évolutif et accessible partout.
Et si vous souhaitez devenir un peu plus sophistiqué, l'IA et l'apprentissage automatique peuvent analyser les tendances des données et vous aider à prendre des décisions plus judicieuses.
L’essentiel ? La bonne technologie peut transformer la gestion des données d’une corvée en un avantage stratégique.
Ne lésinez pas sur les sauvegardes
Imaginez ceci : votre système tombe en panne et des années de données disparaissent en un instant. Effrayant, non ? C'est pourquoi les sauvegardes ne sont pas négociables.
Établissez un programme de sauvegarde régulier, puis respectez-le. Les sauvegardes basées sur le cloud sont fortement recommandées car elles sont très sécurisées, fiables et gérables.
Mais ce n’est pas tout : testez de temps en temps vos sauvegardes pour être sûr qu’elles fonctionneront. Après tout, une sauvegarde qui ne restaure pas est aussi utile qu’une absence de sauvegarde du tout.
Gardez vos données propres et fiables
Avez-vous déjà pris une décision avec de mauvaises données ? Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. C'est pourquoi la qualité des données est importante.
Effectuez des audits réguliers pour éliminer les erreurs, supprimer les doublons et tout mettre à jour. Les processus de validation aideront à éliminer les inexactitudes avant que des problèmes ne surviennent. Lorsque vos données sont claires et fiables, vous pouvez leur faire confiance pour guider vos décisions commerciales.
Donnez du pouvoir à votre équipe
Voici un secret : vos données sont aussi sécurisées que ceux qui les gèrent. C'est pourquoi la formation des employés est essentielle.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent comment gérer les données de manière responsable. Apprenez-leur les protocoles de sécurité, comme la reconnaissance des tentatives de phishing ou l'utilisation d'outils de communication cryptés. Et n'en faites pas une chose unique : des séances de formation régulières permettent à tout le monde de rester alerte et à jour.
Continuez à vous améliorer
La gestion des données n’est pas une activité à configurer et à oublier. Vos besoins en matière de gestion de données augmenteront et évolueront avec votre entreprise.
Fixez des objectifs quantifiables pour la gestion de vos données, qu'il s'agisse des délais de récupération ou du taux de réussite des sauvegardes, et surveillez-les grâce à des indicateurs de performance clés. Effectuez les ajustements nécessaires. Et surtout, demandez des retours à votre équipe car elle est généralement la toute première à savoir exactement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
La gestion des données d'entreprise ne doit pas nécessairement être une tâche fastidieuse. Commencez par la sécurité, définissez des règles et des réglementations, adoptez la technologie, puis formez votre équipe.
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